Recommandations: Vers un meilleur encadrement pendant le doctorat  

Notre analyse sur l'encadrement pendant le doctorat permet de dégager plusieurs pistes d’amélioration. Elle souligne notamment l’importance de clarifier les attentes en matière de suivi, de favoriser des échanges réguliers et adaptés aux besoins spécifiques des doctorants et doctorantes, et de mieux définir le rôle du comité d’accompagnement dans l’avancement du projet doctoral. Sur cette base, plusieurs recommandations peuvent être formulées.

🎯Renforcer le rôle et la régularité du comité d’accompagnement et clarifier les rôles et les attentes

Le comité d’accompagnement constitue, en principe, un véritable pilier du parcours doctoral. Il est important, dès le départ, de définir le cadre du fonctionnement du comité : fréquence et modalités des rencontres, attentes vis-à-vis du doctorant ou de la doctorante, ainsi que contributions attendues de chaque membre. Cette discussion initiale entre les membres du comité et le doctorant ou la doctorante permettra non seulement de vérifier si les partenaires partagent une vision commune, mais aussi de s’accorder concrètement sur le fonctionnement quotidien et les attentes de chacun et chacune, afin d’éviter les malentendus ou les déceptions. 

L’élaboration d’un « guide du comité d’accompagnement » peut servir de référence concrète pour préciser le fonctionnement du comité, tout en clarifiant les rôles et les engagements réciproques. Une charte qui formalise un accord entre le doctorant ou doctorante, et les membres du comité d’accompagnement comme « accord de partenariat du comité d’accompagnement » peut également être utile. Cette charte, établie dès le début de la thèse, pourrait établir les dates de réunions provisoires, constituer une base pour encadrer les modalités de collaboration et clarifier les engagements mutuels.

📌 Exemples de bonnes pratiques 

• L’Université Paris-Saclay a élaboré un « Guide du comité de suivi » destiné aux membres des comités d’accompagnement des doctorants et doctorantes. Ce document précise clairement ce qui est attendu de leur rôle, rappelle les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement des comités, et propose des ressources ainsi que des réponses aux questions les plus fréquemment posées.

•  L’Université de Toulouse fait signer une charte qui formalise un accord entre le doctorant ou doctorante, ou le promoteur ou promotrice de thèse, mais aussi le co-promoteur ou co-promotrice, directeur ou directrice de l’unité de recherche, et directrice et directeur de l’école doctorale et l’établissement auprès duquel s’inscrit le doctorant ou doctorante. 

• Une université sud-africaine a initié un projet ou les doctorants et doctorantes, postdocs et promoteurs ou promotrices ont réfléchi à la pratique de la co-promotion. Deux lignes directrices en sont issues : ce que les co-promoteurs et co-promotrices encadrants doivent clarifier en amont (page 4), et comment accompagner un co-promoteur ou co-promotrice sans expérience (page 5). 

🎯Porter une attention particulière à la composition du comité d’accompagnement

La qualité de l’accompagnement dépend aussi de la composition du comité. Il peut être judicieux de désigner, au sein du comité, une personne « présidente » distincte du ou de la promotrice. Cette personne pourrait jouer un rôle de garante du bon déroulement du processus, en assurant notamment la convocation, l’animation et le suivi des réunions, ainsi que le respect des échéances liées au dépôt du rapport annuel (voir ci-dessous). Ce choix peut favoriser une répartition plus équilibrée des responsabilités et consolider le bon fonctionnement du comité.

L’ouverture du comité à un membre issu du monde non académique constitue également un atout : elle permet d’enrichir les perspectives et d’anticiper plus concrètement la transition professionnelle du doctorant ou de la doctorante après la thèse.

Enfin, la composition du comité doit être réfléchie avec soin, en veillant particulièrement à prévenir tout conflit d’intérêts potentiel entre ses membres.

📌 Exemple de bonne pratique 

• À l’université de Lyon, lors de chaque réunion du comité d’accompagnement, tous les doctorantes et doctorants ont la possibilité de s’entretenir en privé avec le membre du comité extérieur à l'école doctorale. Cet échange constitue une occasion pour ces personnes d’exprimer leur point de vue sur l’avancement de votre thèse. C’est ce membre extérieur qui est ensuite chargé de rédiger le rapport concernant le travail de thèse. 

🎯Structurer les réunions du comité d’accompagnement autour d’objectifs clairs et de thématiques bien définies, avec la production systématique d’un rapport annuel co-signé

La mise en place, dans l’ensemble des universités de la FWB, d’un rapport annuel co-signé par le comité d’accompagnement à la commission doctorale concernée permettrait d’harmoniser les pratiques et de gagner en clarté. Pour assurer l’efficacité de ce dispositif une date limite unique et claire pourrait être fixée pour le dépôt du rapport ; et des rappels automatiques pourraient être envoyés aux doctorants et doctorantes et aux membres des comités n’ayant pas encore soumis le rapport à cette échéance.

Les réunions du comité d’accompagnement gagnent à être organisées autour de thématiques bien définies. Cette structuration permet d’assurer un suivi rigoureux et de clarifier les attentes de toutes les parties. Les points suivants peuvent notamment être abordés :

• l’état d’avancement des travaux, le respect du calendrier global et l’ajustement des objectifs si nécessaire ;

• les obstacles rencontrés et les solutions envisagées ;

• les besoins en formation complémentaire (méthodologie, outils, compétences transversales) ;

• les perspectives de valorisation des travaux (publications, communications, transfert de connaissances) ;

• les opportunités de mobilité internationale ;

• les projets de carrière post-thèse et les actions à envisager en ce sens ;

• le ressenti du doctorant ou de la doctorante sur son expérience, afin de lui offrir un espace d’expression ;

• la planification de la prochaine réunion.

📌 Exemples de bonnes pratiques 

• Le compte rendu du comité d’accompagnement de l’Université de Lyon inclut plusieurs rubriques clés : formations nécessaires au bon déroulement du doctorat, le déroulement de la thèse y compris les conditions dans lesquelles la thèse est réalisée (aspects matériels, psychologiques, relationnels, etc.), la valorisation de la thèse (publications etc.) et enfin le planning et calendrier. Le compte rendu comprend une section de commentaires confidentiels, réservée à la doctorante ou au doctorant. Cette partie permet à l’Ecole Doctorale d’avoir une vision sur la perception par la doctorante ou le doctorant du déroulement de l’année de thèse faisant l’objet de la réunion. 

• Le règlement de l’Université de Mons prévoit une organisation en trois temps des réunions du comité d’accompagnement : "Dans un premier temps, il entend le doctorant et évalue l’avancement des travaux de ce dernier. Dans un deuxième temps, le Comité entend le doctorant sans la présence de son promoteur et copromoteur éventuel. Il offre également à ces derniers la possibilité de s’exprimer en l’absence du doctorant. " Cette structuration vise à garantir un espace d’expression équilibré pour toutes les parties prenantes, dans le respect des principes d’accompagnement et d’évaluation. 

🎯Clarifier les rôles dans les équipes de recherche

• Mettre en place une procédure d’accueil et d’intégration systématique pour tout nouveau chercheur ou toute nouvelle chercheuse rejoignant une équipe, en particulier les profils internationaux. Cette procédure vise à les familiariser avec les pratiques et l’organisation de l’unité, et à leur permettre d’identifier clairement les rôles, les droits et les devoirs de chacun, y compris les leurs, au sein de l’équipe.

• Définir les responsabilités d’encadrement quotidien, surtout dans les grandes équipes, afin de mieux structurer le soutien offert aux doctorants et doctorantes et d'éviter qu’ils et elles ne se retrouvent avec peu d'accompagnement dans leur parcours. 

• Formaliser le rôle des personnes assurant l’encadrement quotidien, notamment en leur attribuant un statut clair, comme celui de co-promoteur/co-promotrice, de membre du comité d’accompagnement, ou encore de promoteur/promotrice adjointe. Cela permettrait de reconnaître officiellement leur investissement, de clarifier les attentes, et d’assurer une continuité et une cohérence dans le suivi doctoral.

📌 Exemple de bonne pratique 

• L'Imperial College London a formalisé le rôle des postdocs dans l’encadrement doctoral en leur attribuant le statut de "promoteur ou promotrice adjointe" (assistant supervisor). Le processus de nomination, le cadre d’accompagnement pour leur développement professionnel, ainsi que leurs rôles et responsabilités, sont clairement définis et encadrés.

🎯Renforcer un encadrement doctoral personnalisé, évolutif et de qualité, soutenu par la formation des promoteurs et promoteurs

• Encourager chaque promoteur ou promotrice à se former spécifiquement à son rôle de supervision, distinct de celui d’enseignement ou de recherche. Cette fonction implique le développement de compétences clés telles que : la capacité à fournir un feedback constructif, une communication bienveillante, ainsi que des compétences générales en leadership, en gestion d’équipes et de conflits. 

• Personnaliser l'encadrement en fonction des besoins individuels de chaque doctorant et doctorante (ex : autonomie), de la phase du doctorat (ex : démarrage, collecte/analyse des données, rédaction, finalisation), et de la complexité du projet. 

• Clarifier mutuellement les attentes dès le début du doctorat, notamment en ce qui concerne la fréquence des réunions et la répartition des responsabilités, puis les réévaluer régulièrement au fil de l’avancement du projet.

• Reconnaitre que les normes d’encadrement varient, mais que des seuils minimums doivent être garantis (par exemple, au minimum une rencontre mensuelle entre le promoteur ou la promotrice et le doctorant ou la doctorante). 

• Garantir des dispositifs et designer des interlocuteurs confidentiels en cas de difficultés d’encadrement (médiateurs, conseillers bien-être, référents éthiques, etc.). Informer les doctorants et doctorantes, dès le début de leur parcours notamment lors des journées d’accueil ou via les guides et plateformes doctorales.

• Reconnaître et valoriser une supervision de qualité.

📌 Exemples de bonnes pratiques 

• L'UMons a récemment établi une charte doctorale définissant un cadre clair de collaboration équilibrée entre le doctorant ou la doctorante et ses (co-)promoteurs ou (co-)promotrices, afin d’aligner les attentes mutuelles et de favoriser une relation constructive. 

• Checklist of good supervision de l’Université de Freiburg   

• PhD-supervisor charter de KULeuven clarifie les attentes et responsabilités mutuelles. 

• Plusieurs universités en Allemagne ont mis en place des prix de la supervision, attribués sur la base de nominations par les doctorants et doctorantes : https://gc.gs.tum.de/supervisory-award/  

• Irish National Academy for Integration of Research, Teaching and Learning Guide: Developing an institutional framework for supporting supervisors of research students : https://cora.ucc.ie/bitstreams/0251cf41-4bfc-48c0-8f77-0b059ebe5549/download   

🎯Favoriser la création de réseaux de pairs afin de réduire le risque d’isolement

• Encourager les échanges informels, surtout dans les disciplines où le travail se fait de manière plus individuelle (ex : SHS), et/ou où les rencontres avec les promoteurs, promotrices ou le comité d’accompagnement sont plus rares. Par exemple, des réunions de présentation des travaux entre différentes unités d’une même faculté peuvent être encouragés et organisés régulièrement. 

• Soutenir la mise en place de groupes de doctorants et doctorantes pour permettre un soutien mutuel (groupes de relecture, cercles de discussion, etc.).

📌Exemples de bonnes pratiques 

• Les PhD House de l’Université de Liège et de l’Université de Mons et la PhD & Postdoc Society de l’ULB mettent en place des espaces dédiés pour encourager le réseautage, la collaboration et les échanges entre jeunes chercheurs et chercheuses. 

• Le programme REFERENT est une initiative de mentorat visant à organiser un soutien entre pairs en matière de santé mentale au sein de l’association Marie Curie.

🎯Proposer davantage de soutien à l’insertion professionnelle

• Intégrer des activités de développement professionnel dans le cursus doctoral (ateliers, bilans de compétences, mentorat externe).

• Encourager les promoteurs et promotrices à discuter des perspectives post-thèse avec leurs .

📚 Pour aller plus loin : 

Marie Skłodowska-Curie Actions Supervision Guidelines (2025)

Eurodoc Statement on Doctoral Supervision (2025)

Insights from practice:  A handbook for supervisors of modern doctorate candidates (2017)